FEFO, viết tắt của "hết hạn trước, xuất trước", là nguyên tắc lấy hàng có hạn dùng gần nhất ra bán hoặc dùng trước, bất kể lô đó nhập vào lúc nào. Với hàng có hạn dùng như sữa, bánh kẹo, đồ uống, mỹ phẩm, gia vị, FEFO đáng tin hơn "nhập trước xuất trước", vì lô nhập sau đôi khi lại có hạn ngắn hơn lô nhập trước. Muốn làm FEFO thật, cửa hàng cần ghi hạn theo lô, xếp kệ đúng thứ tự và có một danh sách cảnh báo trước khi hàng tới hạn.
Bài này dành cho chủ cửa hàng tạp hoá, cửa hàng tiện lợi, cửa hàng mỹ phẩm, đại lý đồ uống. Bạn sẽ có cách ghi hạn dùng không tốn nhiều công, bảng cảnh báo theo mốc, quy trình xử lý từng mốc và cách nhờ AI hỗ trợ mà không giao cho nó quyết định. Việc kiểm soát hạn dùng nguyên liệu trong bếp và cơ sở chế biến có bài riêng ở danh mục chất lượng thực phẩm của trang.
FIFO hay FEFO: khác nhau ở đâu
Nhập trước xuất trước, thường gọi FIFO, giả định rằng lô nhập trước thì hạn dùng sớm hơn. Điều này đúng phần lớn thời gian, nhưng không phải luôn đúng. Nhà phân phối có thể giao cho bạn một lô sản xuất lâu hơn vào tuần sau, hoặc bạn nhập hai nguồn khác nhau cho cùng một mã. Nếu chỉ xếp theo ngày nhập, lô hạn ngắn có thể bị đẩy ra sau và hết hạn trên kệ.
FEFO lấy hạn dùng làm thước đo trực tiếp. Mỗi lần xếp hàng, người xếp nhìn hạn in trên bao bì và đặt lô hạn gần ra phía trước. Mỗi lần lấy hàng từ kho ra kệ, lấy lô hạn gần trước. Cách này đòi hỏi người làm phải đọc hạn dùng, nên nó tốn thêm vài giây mỗi thùng, nhưng tiết kiệm được nhiều hơn ở cuối tháng.
Với hàng không có hạn dùng như đồ nhựa, dụng cụ, vật tư, FIFO vẫn là quy tắc hợp lý để tránh hàng cũ bám bụi. FEFO là cho nhóm hàng có hạn, và nhóm này thường chiếm phần lớn số lần hàng bị huỷ ở cửa hàng tạp hoá.
Một điều kiện để FEFO chạy được là hạn dùng phải nhìn thấy được khi hàng nằm trên kệ. Nếu thùng được xếp với mặt in hạn quay vào trong, người lấy hàng sẽ không bao giờ đọc. Quy ước đơn giản như luôn xoay mặt in hạn ra ngoài, hoặc dán thêm một chấm màu theo tháng hết hạn lên thùng, giúp cả nhân viên mới cũng làm đúng mà không phải nhớ.
Ghi hạn dùng theo lô mà không tốn quá nhiều công
Cửa hàng nhỏ ít khi có phần mềm theo dõi hạn từng lô. Bạn vẫn làm được bằng bảng tính và vài thói quen ở khâu nhận hàng.
- Khi nhận hàng, người nhận ghi ba thứ cho mỗi lô hàng có hạn: mã hàng, số lượng, hạn dùng sớm nhất trong lô. Có thể chụp ảnh phần in hạn trên thùng để đối chiếu sau.
- Nhập ba thông tin đó vào một trang bảng tính riêng gọi là "sổ hạn dùng", mỗi lô một dòng, cuối ngày hoặc cuối ca.
- Với hàng bán chạy, quay vòng trong vài ngày, có thể bỏ qua bước ghi từng lô và chỉ kiểm bằng mắt khi xếp kệ.
- Mỗi khi một lô bán hết, đánh dấu dòng đó là "đã hết" thay vì xoá, để sau này xem lại lô nào từng phải huỷ.
- Mỗi tuần, đối chiếu sổ hạn dùng với hàng thật trên kệ và trong kho ở một nhóm hàng, xoay vòng các nhóm.
Nếu việc gõ tay là trở ngại, có thể chụp ảnh phần in hạn dùng rồi nhờ công cụ AI đọc chữ trong ảnh và điền vào bảng. Cách này nhanh nhưng hay đọc nhầm khi chữ in mờ hoặc khi bao bì ghi theo thứ tự năm tháng ngày khác thứ tự quen thuộc. Luôn có người đối chiếu lại các dòng do máy đọc trước khi dùng.
Mốc cảnh báo và việc phải làm ở từng mốc
Bảng tính tự tính số ngày còn lại tới hạn dùng của mỗi lô và gắn mốc. Độ dài từng mốc tuỳ loại hàng; ví dụ giả định dưới đây cho hàng khô có hạn tính bằng tháng.
| Mốc | Còn lại | Việc cần làm | Ai làm |
|---|---|---|---|
| Xanh | Trên 90 ngày | Xếp đúng thứ tự, không cần xử lý | Người xếp kệ |
| Vàng | 30 tới 90 ngày | Đưa lên vị trí dễ thấy, ngừng nhập thêm mã đó nếu tồn còn nhiều | Người phụ trách nhập hàng |
| Cam | 7 tới 30 ngày | Bán giảm giá có ghi rõ là hàng cận hạn, hoặc đề nghị nhà cung cấp đổi theo thoả thuận | Chủ cửa hàng duyệt |
| Đỏ | Dưới 7 ngày hoặc đã quá hạn | Rút khỏi kệ ngay, cách ly, lập biên bản huỷ theo quy định | Người phụ trách cùng một người chứng kiến |
Với sữa tươi, bánh mì, đồ ăn sẵn có hạn tính bằng ngày, các mốc phải ngắn hơn nhiều. Hàng đã quá hạn tuyệt đối không bán dù giảm giá; quy định về ghi nhãn và bán hàng cận hạn nên được kiểm theo văn bản hiện hành về an toàn thực phẩm và bảo vệ người tiêu dùng.
Nhờ AI ở chỗ nào cho đáng
Viết công thức tính ngày còn lại và tô màu theo mốc. Câu lệnh mẫu: "Trang tính có cột A mã hàng, B số lượng, C hạn dùng dạng ngày. Viết công thức cột D là số ngày còn lại tính từ hôm nay, cột E ghi Xanh, Vàng, Cam, Đỏ theo các mốc trên 90, từ 30 tới 90, từ 7 tới 30, dưới 7. Hướng dẫn cách tô màu ô theo giá trị cột E."
Lên danh sách xử lý mỗi tuần. Dán danh sách các lô vàng và cam đã bỏ giá vốn, nhờ AI nhóm theo nhà cung cấp ký hiệu A, B, C và soạn sẵn tin nhắn đề nghị đổi hàng cho từng nhà, để người phụ trách đọc lại rồi gửi.
Tìm quy luật hàng hay bị huỷ. Sau vài tháng, đưa bảng các lô đã huỷ cho AI và hỏi: nhóm hàng nào, nhà cung cấp nào, tháng nào có nhiều lô huỷ nhất, và tỉ lệ đó có liên quan tới lượng nhập không. Kết quả gợi ý chỗ cần sửa ở khâu nhập.
Soạn hướng dẫn cho nhân viên mới. Nhờ AI viết một trang hướng dẫn xếp hàng theo FEFO bằng ngôn ngữ đơn giản, kèm ba lỗi hay gặp, để dán ở cửa kho.
Lỗi hay gặp khi làm FEFO ở cửa hàng nhỏ
Phần lớn hàng hết hạn trên kệ không do thiếu công cụ mà do những sơ suất lặp lại. Đây là danh sách để bạn soát lại cửa hàng mình.
- Nhân viên xếp hàng mới ra phía trước cho nhanh, đẩy hàng cũ vào trong, vì kệ không đủ sâu để kéo hàng cũ ra.
- Hàng dự trữ trên kho tầng trên không ai nhìn tới, cho tới khi kệ dưới hết mới mở thùng ra thì đã cận hạn.
- Đọc nhầm thứ tự ngày tháng năm trên hàng nhập khẩu, coi hạn tháng Ba là hạn ngày ba.
- Không phân biệt hạn "sử dụng tốt nhất trước" với hạn sử dụng, dẫn tới huỷ nhầm hoặc bán nhầm; cách hiểu từng loại nên kiểm theo quy định ghi nhãn hiện hành.
- Hàng khách trả lại được đặt lên kệ mà không kiểm hạn.
- Giảm giá hàng cận hạn nhưng không tách vị trí, khách lẫn lộn giữa hàng giảm và hàng thường.
Mỗi lỗi trên có một cách chữa đơn giản: kệ đủ sâu để xếp từ phía sau, lịch kiểm kho trên mỗi tuần, quy ước đọc hạn khi nhận hàng, và khu riêng cho hàng cận hạn có ghi chú rõ ràng.
Thoả thuận với nhà cung cấp về hàng cận hạn
Hỏi điều khoản đổi trả ngay từ đầu. Nhiều nhà phân phối có chính sách nhận lại hoặc đổi hàng cận hạn trong một khoảng thời gian nhất định trước hạn, nhưng chỉ khi cửa hàng báo đúng lúc và đúng cách. Điều khoản này nên được ghi vào thoả thuận mua hàng, không chỉ hứa miệng với nhân viên giao hàng.
Yêu cầu hạn dùng còn lại tối thiểu khi giao. Bạn có thể đề nghị mỗi lô giao tới phải còn ít nhất một tỉ lệ thời hạn nhất định, chẳng hạn hai phần ba vòng đời sản phẩm. Lô nào không đạt thì từ chối nhận ngay khi giao, có chụp ảnh và ghi chú vào phiếu nhận.
Báo sớm bằng danh sách có hệ thống. Nhà cung cấp dễ hợp tác hơn khi nhận được một danh sách gọn theo mã, số lượng, hạn dùng, gửi định kỳ, thay vì những cuộc gọi lẻ tẻ sát ngày. Bảng mốc vàng và cam ở trên chính là nguồn cho danh sách này.
Giữ lịch sử từng nhà cung cấp. Sau vài tháng, cột "lô bị huỷ" theo nhà cung cấp cho bạn căn cứ để đàm phán lại lượng giao, chu kỳ giao hoặc cân nhắc nguồn khác.
Giữ quyết định ở người, giữ dữ liệu ở trong nhà
Danh sách cảnh báo do bảng tính sinh ra chỉ đúng khi sổ hạn dùng được ghi đều. Bảng tính không tự biết hàng đã rời kệ vì bán, vì khách làm vỡ hay vì nhân viên lấy dùng; nó chỉ biết những gì người ta nhập vào. Nếu một tuần không ai nhập lô mới, bảng vẫn hiện xanh trong khi trên kệ có lô sắp hết hạn. Vì vậy, mỗi tuần nên có một lần đối chiếu thật giữa bảng và kệ, dù chỉ một nhóm hàng.
Giá bán giảm cho hàng cận hạn, việc đổi trả với nhà cung cấp, việc huỷ hàng đều là quyết định có hệ quả tiền bạc và trách nhiệm với khách. AI soạn tin nhắn, gợi ý danh sách, nhưng người duyệt là chủ cửa hàng. Khi dán dữ liệu vào chatbot, chỉ cần mã hàng, số lượng, hạn dùng; không cần và không nên dán giá vốn, thoả thuận chiết khấu hay tên người liên hệ của nhà cung cấp. Nếu cửa hàng có quy định dùng AI, hãy làm theo quy định đó; phần bảo mật khi dùng chatbot được trang AI Bảo Mật hướng dẫn kỹ hơn.
Cuối mỗi quý, nhìn lại tổng số lô phải huỷ so với quý trước. Con số đó, chứ không phải độ đẹp của bảng tính, là thước đo việc quản lý hạn dùng có hiệu quả hay không.
Câu hỏi thường gặp
FEFO khác FIFO ở điểm nào?
FIFO lấy lô nhập trước ra trước, FEFO lấy lô có hạn dùng gần nhất ra trước. Hai cách trùng nhau phần lớn thời gian, nhưng khi lô nhập sau có hạn ngắn hơn, chỉ FEFO mới tránh được hàng hết hạn trên kệ.
Cửa hàng nhỏ có cần ghi hạn dùng cho mọi lô hàng không?
Không cần cho hàng bán rất nhanh, quay vòng trong vài ngày. Nên ghi cho hàng bán chậm hơn, hàng giá trị cao và hàng từng bị huỷ vì quá hạn. Bắt đầu với một hai nhóm hàng rồi mở rộng dần.
Dùng AI đọc hạn dùng từ ảnh chụp có tin được không?
Tiện nhưng không nên tin hoàn toàn. Chữ in mờ, in trên nền cong hoặc ghi theo thứ tự năm tháng ngày khác quen thuộc rất dễ bị đọc nhầm. Luôn có người đối chiếu lại trước khi dùng kết quả để quyết định.
Hàng cận hạn có được bán giảm giá không?
Hàng còn hạn có thể bán giảm giá, nên ghi rõ là hàng cận hạn và để khu riêng cho khách dễ nhận ra. Hàng đã quá hạn thì không bán. Chi tiết về ghi nhãn và thông tin cho khách nên kiểm theo quy định hiện hành.
Mốc cảnh báo nên đặt bao nhiêu ngày?
Tuỳ loại hàng và tốc độ bán. Hàng khô hạn tính bằng tháng có thể cảnh báo trước ba tháng; sữa tươi, bánh mì hạn tính bằng ngày thì mốc phải ngắn hơn nhiều. Xem lại các mốc sau vài tháng theo số lô phải huỷ.
Làm sao giảm số hàng phải huỷ vì hết hạn?
Ghi hạn theo lô, xếp kệ theo FEFO, kiểm kho trên hằng tuần, ngừng nhập mã đang có lô vàng, và rà định kỳ những nhóm hàng hay bị huỷ để điều chỉnh lượng nhập và lựa chọn nhà cung cấp.