Đối soát ngân hàng là so từng giao dịch trên sao kê với từng dòng trong sổ tiền gửi của công ty, tìm ra khoản có bên này mà không có bên kia, rồi giải thích được vì sao hai số dư cuối kỳ khác nhau. Làm đều mỗi tuần, đây là kiểm soát rẻ nhất mà bắt được nhiều lỗi nhất: ghi trùng, ghi thiếu, nhầm số tiền, phí ngân hàng chưa hạch toán, tiền khách chuyển mà chưa ai biết.
AI giúp ở hai khâu tốn công: đọc phần diễn giải chuyển khoản lộn xộn để đoán đúng khách hàng, và gom các khoản lệch thành nhóm có lý do. Phần quyết định khoản nào hạch toán ra sao vẫn là của kế toán. Bài này đi qua quy trình năm bước, câu lệnh mẫu, và cách lập bảng đối chiếu để người duyệt ký được trong mười phút.
Vì sao số dư ngân hàng và số dư sổ sách hiếm khi bằng nhau
Người mới làm thường hoảng khi thấy hai con số khác nhau, nhưng chênh lệch là bình thường. Có ba nhóm lý do. Nhóm thứ nhất là chênh lệch thời điểm: công ty ghi một khoản chi ngày 30 nhưng ngân hàng xử lý ngày 2 tháng sau, hoặc khách chuyển tiền tối thứ Bảy mà kế toán thứ Hai mới ghi. Loại này tự hết sau vài ngày.
Nhóm thứ hai là khoản ngân hàng biết trước công ty: phí quản lý tài khoản, phí chuyển khoản, lãi tiền gửi, tiền khách chuyển không báo. Kế toán chỉ biết khi xem sao kê, nên sau đối soát phải bổ sung vào sổ.
Nhóm thứ ba mới là thứ cần chú ý: sai sót và bất thường. Ghi nhầm 1.250.000 thành 1.520.000, ghi một hoá đơn hai lần, khoản chi có trong sao kê nhưng không có chứng từ, khoản thu ghi sổ nhưng ngân hàng không thấy tiền về. Mục đích của đối soát là tách nhóm ba ra khỏi hai nhóm đầu càng nhanh càng tốt, để người có thời gian xem kỹ.
Quy trình năm bước, làm mỗi tuần
Quy trình dưới giả định công ty có một hoặc vài tài khoản ngân hàng, kế toán ghi sổ trong phần mềm hoặc bảng tính. Làm theo tuần thay vì theo tháng giúp mỗi lần chỉ vài chục đến vài trăm dòng, sai thì nhớ được ngay.
- Lấy dữ liệu hai bên. Tải sao kê dạng bảng tính từ ngân hàng điện tử cho đúng kỳ, xuất sổ chi tiết tài khoản tiền gửi từ phần mềm kế toán cùng kỳ. Không dùng ảnh chụp sao kê nếu có bản bảng tính, vì đọc ảnh dễ sai số.
- Chuẩn hoá cột. Đưa cả hai về cùng một khuôn: ngày, số tiền vào, số tiền ra, diễn giải, số tham chiếu. Ngày cùng định dạng, số tiền là số chứ không phải chữ, bỏ dấu cách thừa.
- Khớp chắc chắn bằng công thức. Dòng nào cùng số tiền, cùng chiều, ngày lệch không quá ba ngày thì coi là khớp sơ bộ. Bảng tính làm phần này nhanh và chính xác hơn chatbot.
- Nhờ AI khớp phần khó. Phần còn lại thường là khoản gộp (khách trả ba hoá đơn bằng một lần chuyển), khoản tách (một hoá đơn trả hai lần), diễn giải viết tắt hoặc không dấu. Đưa riêng phần này cho chatbot.
- Phân loại và lập bảng đối chiếu. Mỗi dòng chưa khớp gắn một lý do: chênh thời điểm, phí ngân hàng, thu chưa xác định, sai sót cần sửa, cần hỏi thêm. Kế toán lập bảng đối chiếu số dư, người duyệt ký.
Toàn bộ quy trình với một tài khoản và vài trăm giao dịch một tuần thường gói trong khoảng một giờ khi đã quen. Phần lớn thời gian nằm ở bước năm, nơi người phải nghĩ.
Công ty có nhiều tài khoản ở nhiều ngân hàng thì đối soát từng tài khoản riêng, kể cả tài khoản ít dùng. Tài khoản "ngủ" là nơi giao dịch lạ dễ nằm yên lâu nhất vì không ai mở ra xem. Khoản chuyển qua lại giữa các tài khoản của chính công ty cũng phải khớp hai đầu: tiền ra ở tài khoản này phải thấy tiền vào ở tài khoản kia cùng ngày hoặc ngày kế tiếp.
Câu lệnh mẫu cho bước khớp khó
Trước khi dán, che dữ liệu: thay tên khách và nhà cung cấp bằng mã, bỏ số tài khoản đối ứng hoặc chỉ giữ bốn số cuối, xoá cột số dư nếu không cần. Diễn giải chuyển khoản thường chứa tên người, số điện thoại, nên rà một lượt và thay bằng ký hiệu. Dùng tài khoản AI do công ty cấp, đã tắt chế độ dùng dữ liệu để huấn luyện.
Câu lệnh mẫu: "Dưới đây là hai bảng. Bảng A gồm các dòng sao kê ngân hàng chưa khớp, bảng B gồm các dòng sổ tiền gửi chưa khớp, cùng tuần. Tìm các cặp hoặc nhóm có thể khớp nhau, kể cả trường hợp một dòng bảng A bằng tổng nhiều dòng bảng B hoặc ngược lại. Với mỗi đề xuất, ghi số thứ tự dòng hai bên, tổng tiền hai bên, lý do bạn cho là khớp và mức độ chắc chắn cao, vừa hay thấp. Dòng nào không tìm được cặp thì liệt kê riêng. Không tự sửa số tiền, không bỏ qua dòng nào."
Câu cuối quan trọng. Chatbot đôi khi lặng lẽ làm tròn số hoặc bỏ dòng để kết quả trông gọn. Yêu cầu ghi số thứ tự dòng giúp bạn kiểm lại: đếm số dòng đầu vào, số dòng đã ghép, số dòng còn lại, ba con số phải khớp. Mọi đề xuất mức "thấp" đều phải người xem chứng từ trước khi chấp nhận.
Bảng đối chiếu số dư: mẫu để người duyệt ký
Kết quả cuối của đối soát không phải danh sách dòng đã khớp mà là một bảng ngắn giải thích chênh lệch số dư. Mẫu dưới dùng số ví dụ giả định cho một tuần.
| Khoản mục | Số tiền (ví dụ giả định) | Ghi chú |
|---|---|---|
| Số dư theo sao kê ngân hàng cuối kỳ | 312.400.000 | Lấy từ sao kê |
| Cộng: tiền đã ghi thu nhưng ngân hàng chưa nhận | 18.000.000 | Khách KH14 chuyển tối thứ Bảy, sang tuần mới báo có |
| Trừ: khoản đã ghi chi nhưng ngân hàng chưa xử lý | (25.500.000) | Uỷ nhiệm chi trả NCC03 lập chiều thứ Sáu |
| Số dư sau điều chỉnh theo ngân hàng | 304.900.000 | Phải bằng dòng cuối |
| Số dư theo sổ tiền gửi | 305.230.000 | Lấy từ phần mềm |
| Trừ: phí ngân hàng chưa ghi sổ | (330.000) | Bổ sung bút toán |
| Số dư sổ sau điều chỉnh | 304.900.000 | Khớp với dòng số dư sau điều chỉnh theo ngân hàng |
Khi hai dòng "sau điều chỉnh" bằng nhau, đối soát xong. Nếu không bằng, phần chênh còn lại là khoản chưa giải thích được, phải ghi rõ và theo dõi sang tuần sau, không được "cân" bằng một bút toán điều chỉnh không có chứng từ.
Những lỗi AI hay mắc khi đối soát và cách kiểm
Ghép bừa cho đủ. Khi được yêu cầu tìm cặp, mô hình có xu hướng ghép cả những dòng chỉ trùng số tiền mà khác hẳn đối tượng. Hai khoản 5.000.000 của hai khách khác nhau rất dễ bị ghép chéo. Cách kiểm: với các khoản số tròn, bắt buộc xem diễn giải hoặc số tham chiếu.
Cộng sai khi gộp nhiều dòng. Tổng của bốn năm dòng do chatbot tính có lúc lệch vài nghìn đồng. Mọi đề xuất gộp đều phải cộng lại bằng công thức trong bảng tính.
Hiểu sai chiều tiền. Sao kê ghi theo góc của ngân hàng hoặc của chủ tài khoản tuỳ nơi, cột "ghi nợ" và "ghi có" dễ bị đảo. Ghi rõ trong câu lệnh cột nào là tiền vào tài khoản công ty.
Bịa lý do. Mô hình có thể giải thích một khoản chênh là "phí ngân hàng" mà không có căn cứ. Lý do chỉ được ghi vào bảng đối chiếu khi đã thấy dòng phí trên sao kê hoặc có xác nhận.
Mất dòng. Bảng dài bị cắt ngắn vì giới hạn độ dài trả lời. Đếm số dòng trước và sau, chia nhỏ đầu vào nếu cần.
Tiền về không rõ của ai: xử lý thế nào cho đúng
Khoản thu chưa xác định là chuyện rất hay gặp ở cửa hàng bán lẻ và doanh nghiệp bán qua mạng: khách chuyển khoản ghi nội dung trống hoặc chỉ ghi "ck", tên người chuyển là người nhà của khách. AI giúp được bằng cách so số tiền với danh sách đơn hàng chưa thanh toán trong cùng khoảng ngày, đưa ra vài ứng viên. Nhưng chỉ ghi nhận cho khách khi đã có xác nhận từ bộ phận bán hàng hoặc chính khách.
Nên có một tài khoản treo trên sổ cho các khoản chưa xác định, kèm danh sách theo dõi có ngày phát sinh. Khoản treo quá lâu là dấu hiệu cần chú ý: có thể khách chuyển nhầm và sẽ đòi lại, cũng có thể là khoản thu của đơn hàng đã bị ai đó ghi nhận cho người khác. Mỗi tuần khi đối soát, đọc lại danh sách treo trước, xử lý xong mới làm khoản mới.
Trường hợp ngược lại, khoản chi trên sao kê mà không có chứng từ nào tương ứng, phải được báo ngay cho người duyệt chi. Đây có thể chỉ là phí, cũng có thể là giao dịch tự động định kỳ ai đó đăng ký mà quên, hoặc giao dịch không được phép. Không ghi sổ cho "khớp" trước khi biết đó là gì.
Phân công để đối soát còn tác dụng kiểm tra
Đối soát chỉ có giá trị khi người làm không phải người tạo ra giao dịch. Ở công ty nhỏ ít người, vẫn có thể sắp xếp để giữ nguyên tắc này.
- Người lập uỷ nhiệm chi hoặc chuyển khoản trên ngân hàng điện tử không tự đối soát tài khoản đó; nếu buộc phải kiêm, chủ doanh nghiệp xem lại bảng đối chiếu và sao kê gốc mỗi tuần.
- Sao kê nên được tải bởi người đối soát hoặc gửi thẳng từ ngân hàng tới email của chủ doanh nghiệp, tránh qua tay người có thể sửa tệp.
- Bảng đối chiếu có ngày lập, người lập, người duyệt; lưu cùng sao kê gốc và tệp kết quả AI để tra lại.
- Khoản chênh chưa giải thích được quá hai tuần phải báo lên cấp duyệt, không để trôi.
- Quyền xem số dư và quyền chuyển tiền trên ngân hàng điện tử nên tách: nhiều người được xem, ít người được chuyển, và chuyển trên một ngưỡng cần người thứ hai phê duyệt nếu ngân hàng hỗ trợ.
Câu hỏi thường gặp
Nên đối soát ngân hàng hằng ngày, hằng tuần hay hằng tháng?
Với doanh nghiệp nhỏ có vài chục đến vài trăm giao dịch mỗi tuần, đối soát hằng tuần là cân bằng tốt giữa công sức và tốc độ phát hiện lỗi. Cửa hàng bán lẻ thu chuyển khoản nhiều nên đối soát phần tiền về hằng ngày, còn đối soát đầy đủ số dư thì vẫn có thể theo tuần.
Có nên đưa nguyên sao kê ngân hàng vào chatbot không?
Không nên đưa nguyên bản. Bỏ số tài khoản đầy đủ, thay tên đối tác bằng mã, xoá thông tin cá nhân trong diễn giải, chỉ đưa các dòng chưa khớp sau bước khớp bằng công thức. Vừa an toàn hơn vừa giúp chatbot làm chính xác hơn vì đầu vào ngắn.
Phần mềm kế toán đã có tính năng đối chiếu ngân hàng thì còn cần AI không?
Nếu tính năng đó khớp tốt phần lớn giao dịch thì dùng nó là chính. Chatbot chỉ hữu ích cho phần còn lại mà phần mềm không ghép được, như khoản gộp, khoản tách hay diễn giải lộn xộn, và để soạn giải thích chênh lệch cho người duyệt.
Phát hiện khoản chi lạ trên sao kê thì làm gì trước?
Đối chiếu với chứng từ và người có quyền chuyển tiền để biết đó là gì. Nếu không ai nhận và nghi giao dịch không được phép, liên hệ ngân hàng qua kênh chính thức ngay để được hướng dẫn, đổi mật khẩu và phương thức xác thực, ghi lại mọi bước đã làm.
Số dư lệch vài chục nghìn đồng có cần tìm cho ra không?
Nên tìm, vì khoản nhỏ có thể là dấu hiệu của một lỗi lặp lại, như phí bị ghi sai mỗi lần hoặc một khoản thu bị nhập thiếu số không. Chênh lệch nhỏ mà không giải thích được thì ghi rõ trong bảng đối chiếu và theo dõi tuần sau, không tự cân bằng.
Kế toán dịch vụ bên ngoài làm sổ thì ai nên đối soát?
Đối soát có thể do kế toán dịch vụ làm, nhưng chủ doanh nghiệp nên tự đọc bảng đối chiếu và tự tải sao kê kiểm vài khoản mỗi tháng. Đây là cách giữ quyền kiểm soát khi phần ghi sổ nằm ngoài công ty.