Chi phí cố định là khoản phải trả dù bán được nhiều hay ít trong một khoảng thời gian, như tiền thuê, lương cứng; chi phí biến đổi là khoản tăng giảm theo số lượng bán, như nguyên liệu, bao bì. Điểm hoà vốn là mức bán mà tại đó phần chênh giữa giá bán và chi phí biến đổi vừa đủ trả hết chi phí cố định: bán thấp hơn thì lỗ, cao hơn thì bắt đầu có lãi.
Biết điểm hoà vốn giúp chủ cửa hàng trả lời những câu rất thực tế: mỗi ngày phải bán bao nhiêu ly, giá thuê tăng thì phải bán thêm bao nhiêu, giảm giá có đáng không. Bài này dùng ví dụ giả định một quán cà phê nhỏ, chỉ cách để AI dựng bảng tính và chạy kịch bản, và nói rõ giới hạn của phép tính này.
Chi phí cố định và chi phí biến đổi trong một cửa hàng nhỏ
Ranh giới giữa hai loại chi phí không phải lúc nào cũng rõ. Tiền thuê mặt bằng là cố định trong thời hạn hợp đồng. Lương cứng của nhân viên toàn thời gian là cố định trong tháng, nhưng lương nhân viên bán thời gian thêm vào cuối tuần thì gần với biến đổi hơn. Tiền điện có một phần nền gần như cố định (tủ mát, đèn) và một phần tăng theo lượng khách (máy pha chạy nhiều hơn).
Với mục đích tính hoà vốn, bạn không cần chính xác tuyệt đối. Quy tắc thực tế là: nếu khoản đó không đổi khi tháng này bán gấp đôi tháng trước, xếp vào cố định; nếu nó tăng gần tỉ lệ với số lượng bán, xếp vào biến đổi; nếu nằm giữa, tách thành phần nền cố định và phần thay đổi. Khấu hao máy móc, đồ đạc đã mua nên được chia đều theo tháng và tính vào cố định, kể cả khi bạn đã trả tiền từ lâu.
Một lưu ý: chi phí cố định chỉ cố định trong một phạm vi. Khi quán đông tới mức phải thuê thêm người, thêm máy, chi phí cố định nhảy lên một bậc mới. Phép tính hoà vốn đúng trong phạm vi quy mô hiện tại; mở rộng thì phải tính lại.
Xếp chi phí của bạn: ví dụ một quán cà phê nhỏ
Bảng dưới là ví dụ giả định một quán cà phê nhỏ ở Đà Lạt, chỉ để minh hoạ cách xếp. Số của bạn sẽ khác, hãy lấy từ sổ chi thật của mình.
| Khoản | Loại | Ví dụ giả định mỗi tháng | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Thuê mặt bằng | Cố định | 12 triệu đồng | Theo hợp đồng |
| Lương nhân viên toàn thời gian | Cố định | 13 triệu đồng | Hai người, lương cứng |
| Khấu hao máy pha, đồ đạc | Cố định | 2 triệu đồng | Giá mua chia cho số tháng dự kiến dùng |
| Điện nước phần nền, internet, phần mềm bán hàng | Cố định | 3 triệu đồng | Phần không đổi theo lượng khách |
| Cà phê, sữa, đường, đá | Biến đổi | Khoảng 10 nghìn đồng mỗi ly | Theo định lượng công thức |
| Ly, nắp, ống hút, túi | Biến đổi | Khoảng 2 nghìn đồng mỗi ly | Với ly mang đi |
Tổng chi phí cố định trong ví dụ là 30 triệu đồng mỗi tháng, chi phí biến đổi bình quân 12 nghìn đồng mỗi ly. Nếu giá bán bình quân là 35 nghìn đồng mỗi ly, mỗi ly bán ra để lại 23 nghìn đồng để trả chi phí cố định. Phần 23 nghìn này gọi là số dư đảm phí trên mỗi sản phẩm.
Công thức điểm hoà vốn và cách đọc kết quả
Số lượng hoà vốn bằng tổng chi phí cố định chia cho số dư đảm phí trên mỗi sản phẩm. Với ví dụ trên: 30 triệu chia 23 nghìn được khoảng 1.305 ly mỗi tháng. Nếu quán mở ba mươi ngày, đó là khoảng 44 ly mỗi ngày. Bán dưới mức này thì lỗ, trên mức này thì mỗi ly bán thêm đóng góp 23 nghìn vào lợi nhuận trước thuế.
Con số 44 ly mỗi ngày có ý nghĩa hơn con số 1.305 ly mỗi tháng vì chủ quán và nhân viên cảm nhận được nó. Nhìn sổ bán hàng một ngày bình thường, bạn biết ngay quán đang trên hay dưới mức hoà vốn. Nếu ngày thường bán 35 ly và cuối tuần 70 ly, bạn cũng thấy ngay quán đang sống nhờ cuối tuần và ngày thường là điểm cần cải thiện.
Doanh thu hoà vốn tính bằng số lượng hoà vốn nhân giá bán, trong ví dụ là khoảng 45,7 triệu đồng mỗi tháng. Một cách tính khác cho cùng kết quả là chia chi phí cố định cho tỉ lệ số dư đảm phí, tức 23 chia 35, khoảng 66%. Cách thứ hai hữu ích khi cửa hàng bán nhiều món, như mục sau sẽ nói.
Kiểm lại mọi phép tính bằng công thức trong bảng tính. AI tính sai số học không hiếm, nhất là khi phải chia và làm tròn nhiều bước.
Để AI dựng bảng tính hoà vốn và kiểm công thức
Thay vì nhờ AI tính ra con số, hãy nhờ nó dựng bảng tính có công thức để bạn tự thay số và kiểm. Trình tự gợi ý:
- Liệt kê chi phí từ sổ chi ba tháng gần nhất, xếp sơ bộ cố định hay biến đổi như bảng ở trên.
- Câu lệnh: "Dựng một bảng tính hoà vốn cho quán cà phê với các ô nhập: tổng chi phí cố định tháng, giá bán bình quân mỗi ly, chi phí biến đổi mỗi ly, số ngày mở cửa. Các ô kết quả: số dư đảm phí mỗi ly, tỉ lệ số dư đảm phí, số ly hoà vốn mỗi tháng, mỗi ngày, doanh thu hoà vốn. Ghi công thức của từng ô kết quả."
- Nhập công thức vào bảng tính của bạn, thử với số ví dụ giả định đã biết kết quả để kiểm công thức đúng.
- Nhờ AI rà lại cách bạn xếp chi phí: "Đây là danh sách chi phí và cách xếp cố định, biến đổi. Khoản nào có thể xếp chưa hợp lý, vì sao?"
- Thay số thật của quán vào, ghi ngày cập nhật và nguồn số liệu bên cạnh.
Bảng tính có công thức tốt hơn câu trả lời một lần của chatbot vì bạn dùng lại được mỗi khi giá thay đổi, và mọi người trong quán đều kiểm được cách tính. Nếu dán sổ chi vào chatbot để xếp loại, che tên nhân viên và mức lương từng người, chỉ để tổng lương.
Chạy kịch bản: giá thuê tăng, nguyên liệu tăng, giảm giá bán
Giá trị lớn nhất của bảng hoà vốn là chạy thử các tình huống trước khi chúng xảy ra. Với ví dụ giả định ở trên, giữ nguyên các yếu tố khác:
- Chủ nhà tăng tiền thuê thêm 5 triệu đồng: chi phí cố định lên 35 triệu, hoà vốn tăng lên khoảng 1.522 ly mỗi tháng, tức khoảng 51 ly mỗi ngày, thêm khoảng 7 ly mỗi ngày.
- Giá nguyên liệu tăng làm chi phí biến đổi lên 14 nghìn mỗi ly: số dư đảm phí còn 21 nghìn, hoà vốn khoảng 1.429 ly mỗi tháng, khoảng 48 ly mỗi ngày.
- Giảm giá bán bình quân 10% để kéo khách, còn 31,5 nghìn mỗi ly: số dư đảm phí còn 19,5 nghìn, hoà vốn khoảng 1.539 ly mỗi tháng, khoảng 51 ly mỗi ngày. Giảm giá chỉ có lợi nếu lượng khách tăng đủ bù.
- Thêm một nhân viên bán thời gian vào giờ cao điểm: chi phí cố định tăng, nhưng nếu nhờ đó phục vụ được thêm khách thì có thể đáng, tính số ly cần tăng thêm để bù lương.
Bạn có thể nhờ AI chạy hàng loạt kịch bản cùng lúc và trình bày thành bảng, nhưng nên kiểm lại ít nhất một kịch bản bằng tay. Phần đáng nhờ AI hơn là gợi ý những kịch bản bạn chưa nghĩ tới, như mùa mưa vắng khách hay nhà cung cấp đổi quy cách bao bì.
Cửa hàng bán nhiều món: dùng tỉ lệ số dư đảm phí bình quân
Quán thật không chỉ bán một loại ly. Cà phê đen, cà phê sữa, trà trái cây, bánh ngọt mỗi món có giá bán và chi phí biến đổi khác nhau, nên số dư đảm phí mỗi món cũng khác. Tính hoà vốn theo từng món không có nhiều ý nghĩa vì chi phí cố định là chung.
Cách làm phổ biến là tính tỉ lệ số dư đảm phí bình quân theo cơ cấu bán hàng thực tế. Từ dữ liệu bán hàng một tháng, cộng tổng số dư đảm phí của mọi món rồi chia cho tổng doanh thu. Doanh thu hoà vốn bằng chi phí cố định chia cho tỉ lệ này. Ví dụ giả định: nếu tỉ lệ bình quân là 60% và chi phí cố định 30 triệu, doanh thu hoà vốn là 50 triệu đồng mỗi tháng.
Dữ liệu từ phần mềm bán hàng thường xuất được số lượng bán từng món. Bạn đưa bảng đó cùng định lượng chi phí từng món cho AI: "Tính số dư đảm phí và tỉ lệ số dư đảm phí của từng món, tỉ lệ bình quân theo cơ cấu bán tháng này. Liệt kê ba món có tỉ lệ thấp nhất." Kết quả thường cho thấy những món bán chạy nhưng lãi mỏng, gợi ý xem lại giá hoặc định lượng.
Lưu ý rằng tỉ lệ bình quân thay đổi khi cơ cấu bán thay đổi. Mùa lạnh bán nhiều đồ nóng, mùa nóng bán nhiều đồ đá, tỉ lệ có thể khác nhau. Tính lại theo quý là đủ cho phần lớn cửa hàng nhỏ.
Giới hạn của phép tính hoà vốn
Giả định giá và chi phí không đổi. Trong thực tế giá nguyên liệu, giá bán, cơ cấu món đều thay đổi. Điểm hoà vốn là ảnh chụp ở một thời điểm, cần cập nhật khi các yếu tố chính đổi.
Không tính dòng tiền. Quán có thể có lãi trên sổ mà vẫn thiếu tiền mặt, vì phải trả trước tiền thuê nhiều tháng, mua máy, hay cho khách quen nợ. Hoà vốn về lợi nhuận khác với đủ tiền trả các khoản tới hạn.
Chưa gồm thuế và trả nợ vay. Lợi nhuận trong phép tính là trước thuế; phần trả gốc vay không phải chi phí nhưng vẫn cần tiền. Nghĩa vụ thuế cụ thể của hộ kinh doanh hay doanh nghiệp theo quy định hiện hành, hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế.
Chưa trả công cho chủ. Nhiều chủ quán tự đứng quầy mà không tính lương cho mình. Nếu không đưa công của chủ vào chi phí cố định, điểm hoà vốn trông thấp hơn thực tế và quán có vẻ lãi trong khi chủ đang làm không công.
Không trả lời câu hỏi có nên mở quán hay không. Phép tính cho biết cần bán bao nhiêu, không cho biết có bán được bấy nhiêu. Khả năng bán được phụ thuộc vị trí, khách, đối thủ, những thứ phải quan sát thực tế. Bài này không đưa lời khuyên đầu tư.
Câu hỏi thường gặp
Điểm hoà vốn nên tính theo tháng hay theo ngày?
Tính theo tháng vì chi phí cố định thường trả theo tháng, rồi chia ra ngày để dễ theo dõi. Nếu quán có ngày nghỉ cố định, chia cho số ngày mở cửa thật chứ không chia cho ba mươi.
Khấu hao là gì và có cần đưa vào không?
Khấu hao là cách chia giá mua máy móc, đồ đạc cho số tháng dự kiến dùng. Nên đưa vào chi phí cố định, vì đến lúc máy hỏng bạn sẽ phải mua mới. Bỏ khấu hao khiến điểm hoà vốn trông thấp hơn thực tế.
Số dư đảm phí khác lợi nhuận gộp thế nào?
Số dư đảm phí lấy doanh thu trừ chi phí biến đổi, dùng cho quản trị nội bộ và tính hoà vốn. Lợi nhuận gộp theo cách trình bày báo cáo kế toán trừ giá vốn hàng bán, có thể gồm cả một phần chi phí cố định sản xuất. Hai khái niệm gần nhau nhưng không giống hệt.
Mở quán mới chưa có số liệu thì tính hoà vốn thế nào?
Dùng báo giá mặt bằng, mức lương dự kiến, giá mua thiết bị và định lượng công thức để ước tính. Ghi rõ đây là ước tính, chạy nhiều kịch bản lạc quan, bình thường, bi quan, và tính lại sau một hai tháng hoạt động thật.
Có nên nhờ AI tính luôn giá bán hợp lý không?
AI giúp tính giá bán cần có để đạt một mức số dư đảm phí mong muốn, nhưng giá bán còn phụ thuộc khách và đối thủ quanh bạn. Dùng phép tính để biết giá sàn không lỗ, còn giá thật thì quan sát thị trường và thử nghiệm.
Hoà vốn rồi thì có nghĩa là quán đã hoàn vốn đầu tư chưa?
Chưa. Hoà vốn tháng nghĩa là doanh thu trong tháng đủ trả chi phí của tháng đó. Hoàn vốn đầu tư là khi lợi nhuận cộng dồn đủ bù số tiền đã bỏ ra ban đầu, thường mất nhiều tháng hoặc nhiều năm sau khi đã vượt hoà vốn.